Toute entreprise qui souhaite développer son entreprise en toute légalité se doit de remplir certaines formalités indispensables comme l'obtention d'un extrait Kbis. Il s'agit d'un document administratif qui possède une forte valeur légale. Pour faciliter l'accès à ce document, aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises, de nombreuses procédures ont vu le jour. En revanche, un extrait Kbis n'est valable que s'il s'agit d'une version originale signée et délivrée par un greffier du tribunal de commerce. Quel est alors le rôle de la mairie dans le processus d'obtention de ce document ?
L'extrait Kbis est un document qui est considéré comme la carte d'identité d'une entreprise. Il comporte à cet effet de nombreuses informations sensibles sur la société, allant de son adresse aux identités des principaux dirigeants. Il constitue également la preuve de l'immatriculation effective de la société au Régime du Commerce et des Sociétés (RCS). C'est aussi une sorte de certificat de la société lui permettant d'exercer librement et légalement ses activités.
Les informations contenues sur ce document administratif sont accessibles au public, ce qui rend son obtention absolument légale par une personne n'ayant pas d'entreprise. Toutefois, en dépit de son caractère hautement juridique, cet extrait n'est obligatoire que pour les entreprises et sociétés ayant une activité commerciale.
Diverses raisons sont à l'origine de l'obtention d'un extrait Kbis. Ces raisons varient d'ailleurs en fonction de la personne qui en fait la demande. En effet, pour un responsable de société, un agent de l'entreprise ou un citoyen quelconque, l'extrait Kbis aura différentes utilités.
Ainsi, pour les responsables ou les agents de la société, l'extrait Kbis peut servir à acheter du matériel professionnel auprès d'un fournisseur par exemple. Cet extrait est également utile pour effectuer des transactions financières bancaires au nom de l'entreprise. De plus, les sociétés en ont besoin dans le but de postuler à un appel d'offres public. Généralement, un établissement commercial qui ne possède pas cet extrait est considéré en infraction et passible de sanctions judiciaires.
Pour en revenir aux autres catégories de personnes susceptibles de demander un extrait Kbis, elles se composent des curieux, des potentiels associés ou futurs actionnaires ou encore d'autres entreprises. Dans ces cas, l'extrait Kbis leur servira à vérifier la fiabilité et la légalité de l'entreprise avant de se lancer dans une collaboration.
Des institutions bancaires ou de contrôle peuvent également réclamer un extrait Kbis aux entreprises pour des vérifications d'usage. Dans l'un ou l'autre de ces cas, il est fortement recommandé de disposer d'un extrait Kbis datant de moins de 3 mois pour prouver la fiabilité de votre société.
L'obtention d'un extrait Kbis par une entreprise ne prend généralement que quelques jours. Cette procédure est déclenchée à l'issue de l'enregistrement de la société au RCS. Ainsi, si vous êtes un propriétaire d'entreprise, deux possibilités s'offrent à vous pour acquérir un extrait Kbis.
D'une part, vous avez la possibilité de vous rendre sur le site monidenum pour effectuer la demande de votre extrait. Il s'agit d'un site permettant la création d'une identité numérique unique pour tous les propriétaires et mandataires de société. À partir du nom ou du sigle, du numéro SIREN ou encore de la dénomination (raison) sociale de votre établissement, vous pouvez facilement obtenir un extrait Kbis numérique authentique. Vous pouvez aussi vous rendre sur infogreffe, qui est un site regroupant l'ensemble des greffes des tribunaux de commerce de toute la France.
D'autre part, vous pouvez vous rendre au guichet du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Toujours avec les mêmes informations que celles à renseigner sur les formulaires de demande en ligne (nom, ou dénomination, ou numéro SIREN), vous recevrez votre extrait Kbis dans les jours qui suivent. Vous pouvez également effectuer la demande par courrier postal. Vous avez même la possibilité de demander un extrait Kbis provisoire en cas d'urgence. Attention, cependant à ne pas se retrouver dans un greffe dont la juridiction ne concerne pas votre établissement.
Pour ce qui est des particuliers à la recherche d'informations sur une société, ils peuvent également se rendre au greffe du Tribunal du Commerce dont dépend l'entreprise en question. À défaut, ils peuvent économiser du temps en se rendant sur le site infogreffe pour obtenir plus rapidement un extrait Kbis. Sur ce site, ils peuvent d'ailleurs choisir de recevoir l'extrait par courriel.
Pour l'heure, seuls les greffes des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis à partir de leurs guichets ou sur les sites spécialisés. Et contrairement à d'autres documents, cet extrait ne nécessite pas la constitution d'un important dossier. La condition préalable est de disposer néanmoins d'une entreprise commerciale et de se faire immatriculer au RCS. Toutefois, à défaut de se rendre directement dans un RCS, il est possible d'aller dans un Centre de Formalités des Entreprises (CFE) pour accélérer les démarches.
Ce centre est d'ailleurs l'organe chargé d'assurer la liaison entre vous et les diverses institutions indispensables à l'implantation de votre entreprise. Cependant, cela ne signifie pas que la mairie n'a rien à voir avec la délivrance d'un extrait Kbis, mais son implication s'effectue beaucoup plus tôt. En réalité, bien avant l'implantation d'une société au sein d'une commune, il est recommandé de se rendre à la mairie pour prendre des renseignements.
Vous devez être sûr de remplir toutes les conditions obligatoires à l'ouverture de votre établissement ainsi qu'à son implantation au sein de cette commune. Vous devez aussi effectuer les déclarations d'usage à la mairie, de même que les enregistrements dans les registres spécifiques d'entreprises. De plus, la plupart des documents nécessaires à la création de votre entreprise (extrait d'acte de naissance, acte de mariage, bail commercial, etc.) sont délivrés par la mairie ou par la préfecture.
La mairie ne constitue donc pas un acteur actif à l'élaboration d'un extrait Kbis, mais vous accompagne dès les premières heures de la création de l'entreprise.
