Il est d'usage d'indiquer que l'extrait KBIS d'une société ou l'extrait KBIS d'une entreprise constitue sa carte d'identité. Aussi, si vous venez de créer votre activité, si vous reprenez un fonds de commerce en gérance, si vous vous occupez de l'administratif d'un commerçant, il est important de savoir comment et pourquoi demander un extrait KBIS. Mais, attention tous les indépendants ne peuvent pas avoir accès à un KBIS.
Un extrait KBIS ne concerne que les entreprises et les sociétés immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), un registre tenu par le greffe des tribunaux de commerce.
Les entreprises individuelles sont constituées des EIRL et des micro-entreprises, le nouveau nom officiel des auto-entrepreneurs. Elles sont rattachées au RCS que si elles exercent une activité commerciale (vente sans transformation) ou que si elles rendent des services de nature commerciale. C'est ainsi le cas des coursiers de plateformes de livraison de repas à domicile ou des producteurs de spectacle à leur compte. Pour un commerçant personne physique, l'extrait est appelé extrait K par l'administration. Il existe une exception pour les agents commerciaux individuels. En effet, ces derniers sont uniquement inscrits au RSAC (Registre Spécial des Agents Commerciaux) et ne peuvent donc pas produire d'extrait K.
Les sociétés immatriculées au RCS peuvent être des sociétés commerciales (SARL, SAS...), des sociétés agricoles (GAEC, EARL...), des sociétés civiles (SNC, SCP...), des sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA...), des succursales de sociétés étrangères.
A noter : l’équivalent du K-bis pour les artisans s’appelle l’extrait D1 délivré par la chambre des métiers. Les professionnels libéraux non constitués en société disposent, quant à eux, uniquement d'un avis de situation au répertoire SIRENE.
L'extrait KBIS d'une société ou d'une entreprise n'est pas n'importe quel document. En effet, il s'agit d'un acte officiel délivré et certifié par un greffier. Il prouve, tout d'abord, que la société a la personnalité morale et que le commerçant personne physique a bien réalisé les formalités nécessaires à son activité.
De plus, le KBIS sécurise les relations d'affaires. Il permet ainsi d'en savoir plus sur un partenaire commercial ou sur un concurrent. C'est pourquoi fournir un KBIS est indispensable pour obtenir des facilités de paiement auprès de ses fournisseurs, pour ouvrir un compte bancaire, pour obtenir des aides gouvernementale, pour cumuler chômage et création d'entreprise etc. En effet, l'extrait du RCS mentionne la raison sociale de l'entreprise, la date de sa création, son siège social (son adresse officielle), son activité, l'identité complète de ses organes de direction et de ses représentants, sa forme juridique, son éventuel nom de domaine (site internet)...Sont également mentionnées sur l'extrait KBIS d'une société, d'une entreprise, les éventuelles procédures en cours prononcées par les tribunaux de commerce, c'est-à-dire les plans de sauvegarde, les redressements ou liquidations judiciaires.
Le KBIS peut être obtenu par le dirigeant de la société ou par l'entrepreneur individuel ayant la qualité de commerçant. D'ailleurs, un premier KBIS lui est envoyé par la poste dans les jours suivants son immatriculation.
Par ailleurs, il faut savoir le KBIS est un document public. Il est donc mis à disposition par toute personne en faisant la demande :
Mais dans les faits, le tiers réclame souvent l'extrait KBIS directement à l'entreprise, car ce document est payant. Outre les 3 possibilités mentionnées ci-dessus, le représentant légal de la société ou l'entrepreneur individuel peut obtenir un KBIS numérique sur le site Monidenum, après avoir créé son identité numérique.
A savoir : la demande de l'extrait KBIS se fait par le nom de la société/de l’entreprise ou par son numéro siren, un identifiant à 9 chiffres mentionnés sur tous ses documents.
Un chef d'entreprise reçoit régulièrement des demandes d'extrait KBIS. Or, il ne peut pas se contenter de remettre l'extrait du RCS reçu après l'immatriculation. En effet, les partenaires commerciaux et l'administration considèrent que la durée de validité d'un KBIS est limitée à 3 mois, et ce, bien que cet acte officiel ne mentionne aucune date de fin.
Cette exigence d'un KBIS de moins de 3 mois s'explique par le fait que les informations sur un commerçant indépendant ou sur une société peuvent évoluer rapidement. L'entreprise peut ainsi déménager et ses partenaires doivent savoir où envoyer les courriers officiels, telles les mises en demeure de paiement d'une facture fournisseur. Autre exemple : les organes de direction peuvent être changés à la suite d'une décision d'une assemblée générale extraordinaire et les partenaires commerciaux ont besoin de connaitre l'identité de la personne habilitée à signer les contrats de la société ou à donner mandat à un tiers pour le faire.
C'est, d'ailleurs, pour cette raison que toute modification d'un élément du KBIS doit être signalée au greffe dans un délai d'1 mois, soit directement par l'envoi d'un dossier au tribunal de commerce, soit en utilisant la téléprocédure Infogreffe, soit encore en passant par le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou par celui de la chambre régionale d'agriculture pour une société agricole.
