Lors de la création de votre entreprise, vous avez reçu un premier KBIS par courrier. Vous avez communiqué ce document officiel à votre banque, à votre assureur multirisques professionnels, à votre bailleur, à vos fournisseurs etc. Pourtant, vous recevez régulièrement des demandes de KBIS actualisé à jour de moins de 3 mois. Découvrez dans cet article pourquoi et comment répondre au mieux à de telles demandes.
L'extrait KBIS est délivré par les greffes des tribunaux de commerce ou par la chambre commerciale du tribunal judiciaire dans les départements dépourvus de tribunaux de commerce (Haut-Rhin, Bas-Rhin, Moselle, Guadeloupe, Guyane et Martinique). Cet extrait reprend les informations mentionnées dans le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Les commerçants personnes physiques, les sociétés commerciales, y compris les succursales de sociétés étrangères, certaines sociétés civiles ainsi que les sociétés d'exercice libéral ont l'obligation de s'immatriculer à ce registre, lors de leur création.
L'extrait KBIS appelé également extrait K pour les personnes physiques fait office de carte d'identité pour ces entreprises et porte à la connaissance du public, les informations mentionnées au RCS. Il sécurise ainsi les relations d'affaires en permettant aux partenaires commerciaux, de connaitre notamment :
A savoir : les artisans indépendants sont inscrits au répertoire des métiers et peuvent produire un extrait D1 délivré par la chambre des métiers. Les libéraux personnes physiques ont accès à leur avis de situation sirene.
Un extrait d'immatriculation au RCS doit être daté et signé par le greffe, pour être valable. En revanche, il ne mentionne aucune date de fin de validité. Pourtant pour de nombreux actes juridiques ou administratives, le chef d'entreprise doit produire un KBIS de moins de 3 mois. L'objectif est d'obtenir un document avec des renseignements récents. En effet, toute modification déclaré auprès du greffe entraine une inscription modificative au RCS et une actualisation du KBIS. Et, dans la vie d'un commerçant personne physique ou d'une société, les changements peuvent être nombreux et avoir des répercussions sur les tiers. En voici quelques exemples :
La demande d'extrait KBIS est ouverte à tous. Mais s'agissant d'un document payant, dans les faits, les partenaires commerciaux ainsi que l'administration s'adressent le plus souvent à l'entreprise pour obtenir son KBIS actualisé à jour de moins de 3 mois.
Le KBIS peut s'obtenir de plusieurs façons :
En ligne, la recherche du KBIS peut se faire à l'aide de la raison sociale. A ce sujet, il faut savoir que pour un micro-entrepreneur, pour un auto-entrepreneur, il s'agit toujours du prénom et du nom du commerçant. Mais, l'idéal est d'utiliser le numéro SIREN repris dans toutes les correspondances de l'entreprise. Ainsi, les risques de confusion liés à une homonymie sont écartés.
Selon la réglementation en cours, le représentant légal de l'entreprise a l'obligation de maintenir son KBIS à jour.
Dans de nombreuses sociétés, l'actualisation du KBIS est précédée d'une assemblée générale extraordinaire des associés. Pour savoir si une telle assemblée est nécessaire, il faut se référer aux statuts. La décision ainsi prise doit être portée à la connaissance du public via une publication dans un journal d'annonces légales. Une fois ces formalités effectuées, le greffe du tribunal de commerce doit être prévenu dans un délai d'1 mois, directement (sur place ou en ligne sur Infogreffe) ou via un CFE (Centre de Formalité des Entreprises), à l'aide des documents suivants :
Pour un commerçant auto-entrepreneur, les formalités sont allégées. En effet, il prend seul les décisions concernant son entreprise et est dispensé des formalités de publicité.
Une fois les pièces justificatives vérifiées, les informations du RCS sont modifiées et un KBIS actualisé à jour est envoyé.
A savoir : dans une société, la modification du KBIS s'accompagne souvent d'une modification des statuts. Mais il existe quelques exceptions. Ainsi, le nom du gérant n'apparait pas toujours dans les statuts mais il s'agit d'une mention obligatoire de l'extrait émanant du RCS.
