Tout dirigeant qui immatricule son entreprise reçoit un document qui atteste de la nouvelle identité juridique de celle-ci. Il s'agit de l'extrait Kbis. Ce document peut être réclamé tout au long de la vie de l'entreprise par divers partenaires publics et privés. Son importance étant ainsi incontestable, il convient logiquement de se questionner sur le caractère obligatoire du Kbis. Alors, l'extrait Kbis est-il obligatoire pour toute entreprise ?
La loi prévoit que toute entreprise exerçant une activité commerciale soit obligatoirement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Or, l'extrait Kbis est le document officiel qui atteste de cette inscription. Par voie de conséquence, il est aussi obligatoire. D'ailleurs, son élaboration est réglementée par les articles 123-150 à R. 123-152 du Code du commerce. Mais les constats effectués ci-haut supposent également que toute entreprise qui ne relève pas du RCS n'est en rien obligée d'obtenir le Kbis.
Dans les articles L110-1 et L110-2 du Code du commerce, est considérée comme entreprise exerçant une activité commerciale, toute organisation impliquée dans la négociation de marchandises et qui offre des prestations de nature commerciale, à l'image d'une société de promotion immobilière ou de transport. Toutes les organisations concernées par ces articles sont tenues d'être immatriculées et donc de recevoir en retour le Kbis.
Cela étant, si l'obligation d'obtenir un Kbis provient de celle d'avoir une identité juridique en s'inscrivant au RCS, qu'en est-il des entreprises non commerciales ? Même si ces dernières ne sont pas affiliées au RCS, elles doivent aussi être légalement enregistrées. En ce sens, la loi prévoit des documents équivalents aux Kbis à délivrer selon les catégories d'entreprises non commerciales. Il s'agit de l'extrait D1 pour les artisans et de l'avis de situation SIRENE pour les professions libérales.
Les artisans, qu'ils soient en micro-entreprise ou non, sont affiliés au Répertoire des Métiers (RM) qui se situe au niveau de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). C'est cette dernière qui est donc chargée de fournir l'extrait D1 après inscription de l'activité artisanale. Ce document comporte évidemment moins d'information que l'extrait Kbis, mais il a la même valeur juridique. Les professions libérales quant à elles peuvent récupérer leur avis de situation SIRENE sur le site de l'INSEE gratuitement.
En se référant aux critères définis par les articles du Code du Commerce, il est possible de dégager trois types de structures ayant l'obligation de disposer de l'extrait Kbis.
Puisque les dirigeants ou représentants légaux de ces sociétés ont l'obligation d'inscrire leurs structures au RCS, celles-ci, par ricochet, disposent obligatoirement d'un extrait Kbis. D'ailleurs, tout au long de la vie de l'activité, ce document sera régulièrement demandé à toute entreprise inscrite au RCS, dans les situations où elle devra engager sa signature : c'est le Kbis qui donne une certaine valeur légale et juridique à la signature d'une entreprise commerciale. En toute logique, l'extrait Kbis fait souvent partie des pièces à fournir pour répondre à des appels d'offres publics, ouvrir un compte professionnel, négocier des marchandises, etc.
Les micro-entrepreneurs ayant une activité commerciale sont également affiliés au RCS. Ils reçoivent en contrepartie de l'inscription un extrait K, qui équivaut au Kbis, avec pour seule différence qu'il est édité pour les personnes physiques et non pour les personnes morales (comme dans le cas du Kbis). L'extrait K est donc obligatoire pour les micro-entreprises. Il est obtenu à travers les mêmes démarches que l'extrait Kbis et contient à peu de choses près les mêmes informations.
En principe, les associations sont immatriculées au Registre National des Associations (RNA) et non au RCS. De fait, une association n'a pas vocation à exercer une activité commerciale. Cependant, certaines effectuent des activités monétaires et financières, donc lucratives. La loi oblige les associations se trouvant dans ce cas à s'immatriculer au RCS et donc à détenir un extrait Kbis. Il s'agit des associations qui effectuent fréquemment des opérations de change manuel et celles qui émettent dans le cadre de leurs activités des obligations ou des titres de créances négociables.
Qui dit obligation, parle forcément de sanction en cas de non-respect. Une entreprise commerciale qui n'est pas en mesure d'obtenir son extrait Kbis n'est donc pas immatriculée au RCS. En supposant qu'elle continue d'exercer, il sera donc considéré, au regard de la loi, qu'elle dissimule son activité. Elle s'expose dans ce cas à une sanction pénale de 3 ans d'emprisonnement, assortie d'une amende de 45 000 € pour les personnes physiques (micro-entreprise) et 225 000 euros pour les personnes morales.
En principe, l'extrait K ou l'extrait Kbis est valable à vie. Toutefois, lors des appels d'offres publics ou des sollicitations de partenariat, les acteurs publics ou privés réclament généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. De fait, le document contient une multitude d'informations sur l'entreprise, lesquelles informations doivent être régulièrement mises à jour, car on admet qu'en 3 mois, plusieurs événements auraient pu changer le statut d'une société.
Elle peut par exemple avoir été impliquée dans une procédure collective depuis la dernière fois que son Kbis a été édité. Or, il s'agirait là d'une donnée déterminante dans la prise de décision des potentiels partenaires. Il est alors important que les changements les plus récents soient mentionnés sur le document.
Pour la loi, le renouvellement du Kbis n'est donc pas obligatoire. Cependant, si la fourniture de la pièce est exigée pour des actes juridiques ou civils, ou encore pour des procédures (ouverture de compte bancaire professionnel, justificatif auprès de Pôle Emploi, abonnement internet pour la société, etc.), un Kbis établi il y a plus de 3 mois ne sera probablement pas accepté. Le dirigeant doit donc fréquemment renouveler son Kbis s'il veut pouvoir participer sans difficulté à toutes les procédures dans lesquelles son entreprise est impliquée.
Pour renouveler leur Kbis, les représentants légaux doivent se rapprocher du greffe du Tribunal qui détient le RCS auprès duquel la société est enregistrée. Ils peuvent aussi se rendre sur le site du tribunal en question ou sur celui d'Infogreffe.
Pour obtenir le document, il est possible de passer par des intermédiaires comme extait-kbis.net. Cette option est probablement la plus intéressante, les services officiels étant souvent encombrés.
