Depuis 2019, les entreprises commerciales ont la possibilité d'effectuer toutes leurs démarches d'immatriculation en ligne. Avec la digitalisation des services des greffes de Tribunaux, tout enregistrement au Registre du Commerce est des Sociétés (RCS) peut désormais être effectué de façon électronique. Ce changement a induit une démocratisation de l'extrait Kbis numérique, qui a l'avantage d'être disponible facilement et rapidement.
Le Kbis est un acte officiel qui confirme l'identité juridique des entreprises commerciales. Cette identité s'acquiert une fois que l'activité est inscrite au RCS. Il s'agit d'une base de données qui répertorie les personnes morales et physiques exerçant une activité jugée commerciale d'après les critères définis dans le Code du Commerce. Le Kbis est donc délivré à l'issue de l'inscription et confère une légitimité à la société auprès des services publics et des partenaires privés.
Au départ, toutes les formalités étaient effectuées physiquement et le Kbis était fourni en version papier. Le demandeur avait donc la possibilité de le retirer directement au service dédié au niveau du greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Il pouvait aussi recevoir le document par la poste. Mais depuis la démocratisation de la digitalisation et surtout l'établissement du projet de « tribunal digital » par l'état, il est possible de s'inscrire en ligne au RCS et d'obtenir un Kbis numérique.
Certains partenaires publics et privés estiment qu'un extrait Kbis datant de plus de 3 mois pourrait ne plus être valable, car plusieurs événements auraient pu marquer la vie de l'entreprise durant cette période. Il est donc conseillé, pour rassurer ses partenaires, de fournir un Kbis à jour. Pour ce faire, il convient de renouveler le document après 3 mois de validité.
En principe, pour s'inscrire au RCS et donc obtenir son Kbis, il faut constituer son dossier d'immatriculation et le soumettre au greffe du tribunal du Commerce dont l'entreprise est dépendante. Le demandeur doit fournir un formulaire qui correspond à la forme juridique de l'entreprise et des pièces justificatives dont la liste est annexée au formulaire. Une fois l'analyse du dossier effectuée et l'inscription validée, le Kbis lui est délivré. De façon pratique, pour obtenir son Kbis numérique, il suffit que le demandeur choisisse de recevoir ce document dans sa boîte mail ou en version téléchargeable. Aujourd'hui, cette option est valable dans tous les cas.
Le principal avantage avec les procédures en ligne est qu'il est possible d'obtenir son document sans quitter son bureau ou son salon. Il suffit de rechercher le site du greffe auquel la société est affiliée et de fournir le dossier d'immatriculation. Dans ce cas, le demandeur doit sélectionner parmi les modes de transmission la case « électronique » afin de recevoir le document numérique dans les 24 heures par courrier électronique.
À défaut de rechercher le site du greffe lui-même, il est possible d'utiliser infogreffe.fr. C'est un service qui s'occupe de la diffusion de l'information légale des entreprises. Cette plateforme permet d'obtenir facilement son extrait Kbis en s'inscrivant au RCS directement sur le site. À l'issue de cette démarche, le Kbis sera aussi envoyé par voie électronique. Le site d'Infogreffe peut aussi être utilisé pour renouveler simplement le document. Dans ce cas, il suffit de remplir les champs prévus à cet effet.
Des sites comme extrait-kbis.net permettent d'obtenir en seulement quelques clics son Kbis numérique. Sur ces plateformes, il suffit généralement de fournir les informations d'inscription de l'entreprise au RCS, et le tour est joué. Ces sites permettent aussi généralement de souscrire une formule d'abonnement, en vue de recevoir à échéance régulière un Kbis actualisé. Cette solution est très pratique et permet aux dirigeants débordés d'effectuer la démarche à distance afin de se concentrer sur leurs activités principales.
La dématérialisation est donc une solution particulièrement avantageuse pour toutes les entreprises.
Le dirigeant ou représentant légal d'une société de type SA, SARL, EURL, etc., peut faire la demande de son Kbis numérique pour répondre à un appel d'offres public, ouvrir un compte professionnel pour l'entreprise, effectuer des transactions, etc. Pour ce faire, il peut passer par les services des prestataires privés. Il peut aussi utiliser les services des greffes du tribunal du Commerce.
Le président d'une association peut également effectuer la même démarche pour obtenir un Kbis. Mais il ne s'agit pas de n'importe quelle association. Seules sont concernées les associations reconnues par la loi comme pratiquant une activité commerciale lucrative. Généralement, il s'agit des associations qui exercent une activité financière ou monétaire.
L'auto-entrepreneur peut également obtenir son extrait Kbis, ou plus précisément l'extrait K, qui est la version délivrée dans le cas d'une personne physique, suivant la même procédure que le dirigeant d'une entreprise commerciale inscrite au RCS.
En dehors des responsables des entreprises et des associations, n'importe quelle personne ayant le désir d'accéder aux informations contenues sur le document peut en faire la demande. Cependant, il est nécessaire de passer par le greffe du tribunal ou par le site d'Infogreffe. Pour ce faire, les demandeurs doivent détenir un minimum d'informations (dénomination sociale de l'entreprise, SIREN/SIRET, famille d'activité, etc.).
Dans les DOM-TOM et en Alsace-Moselle par exemple, les tribunaux de commerce ont été remplacés par le tribunal judiciaire. Ce qui signifie que toutes les entreprises ou associations à activité commerciale qui sont rattachées à ces juridictions doivent obtenir leur Kbis numérique auprès de ce tribunal.
