Le KBIS prouve que la société ou l'entrepreneur individuel exerçant une activité commerciale a bien procédé à l'enregistrement de son entreprise. De plus, le KBIS, un acte authentique établi par les greffes des tribunaux de commerce, donne des informations certifiées, comme le nom du représentant légal ou l'adresse du siège social. Un KBIS est remis dans les jours suivant la création de l'entreprise. Mais ce KBIS a dans les faits une durée de validité limitée et son renouvellement doit être régulièrement demandé.
Sur l'extrait KBIS figure la date de son émission. En revanche, sa date de fin n'est pas mentionnée. Pourtant, dans de nombreuses circonstances, un extrait KBIS daté de moins de 3 mois est réclamé, réponse à un appel d'offre public, ouverture d'un compte fournisseur ou d'un compte bancaire au nom de la société ou du micro-entrepreneur, signature d'un bail commercial etc. En effet, les informations concernant une entreprise sont susceptibles d'évoluer rapidement et peuvent avoir un impact fort sur ses relations d'affaires. Il s'agit, par exemple, du prononcé d'un redressement judiciaire ou d'une liquidation judiciaire, d'un changement statutaire du représentant de la société, le seul apte à engager cette dernière.
Le représentant de l'entreprise peut obtenir gratuitement un nouvel extrait KBIS sur le site Monidenum. Mais avant d'obtenir ce document officiel, le représentant doit télécharger sa pièce d'identité. En effet, un rapprochement va être effectué avec les informations enregistrées au Registre du Commerce et des Société (RCS), afin de vérifier qu'il s'agit bien du représentant désigné.
Par ailleurs, seul le KBIS de sa propre société est disponible. Il n'est donc pas possible de recevoir via ce site le KBIS gratuit d'un partenaire commercial ou d'un concurrent.
A noter : pour un micro-entrepreneur, anciennement nommé auto-entrepreneur, l'extrait porte le nom d'extrait K. Il a néanmoins la même valeur, la même durée de validité et se renouvelle de la même façon que le KBIS.
Une société ou un entrepreneur individuel peut demander un nouveau KBIS, dès que nécessaire. Mais la gestion des demandes doit alors se faire de manière organisée pour éviter de remettre un KBIS de plus de 3 mois, un KBIS considéré comme périmé dans le milieu des affaires. Or, une telle remise peut avoir des conséquences malheureuses. Ainsi, la candidature à un appel d'offre peut être refusée de ce fait. C'est pourquoi Infogreffe, un site internet mis en place par l'ensemble des greffes des tribunaux de commerce, propose de souscrire un abonnement avec envoi d'un extrait KBIS renouvelé, selon une périodicité fixé à l'avance.
Astuce : ne jetez pas vos anciens KBIS. Il retrace, en effet, l'historique de votre entreprise et vous permette de justifier d'une situation à un instant donné.
Le KBIS est un document officiel pouvant être demandé par des tiers, ces derniers n'ayant d'ailleurs pas à justifier leur demande. Pour obtenir un extrait KBIS, ils peuvent faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou sur le site Infogreffe. L'extrait d'inscription au registre du commerce et des sociétés est alors disponible en version papier ou en version numérique.
Le tiers a également la possibilité de demander directement à son partenaire commercial de lui communiquer son extrait KBIS daté de moins de 3 mois. Et pour être certain que le KBIS ainsi renouvelé n'a pas été contrefait, il suffit de scanner son QR code ou de taper son code de vérification sur la page dédiée d'Infogreffe.
A noter : pour trouver plus facilement l'extrait KBIS d'une société ou l'extrait d'un commerçant indépendant, l'idéal est d'utiliser son identifiant à 9 chiffres, c'est-à-dire son numéro SIREN.
Un artisan n'a pas de KBIS. En revanche, il dispose d'un document équivalent l'extrait D1 ou l'extrait D2 pour justifier d'une radiation à demander en ligne sur le site de la Chambre des Métiers et de l'Agriculture (CMA).
Dans les départements alsaciens du Bas-Rhin et du Haut-Rhin mais également en Moselle, en Martinique, en Guadeloupe et en Guyane, l'extrait KBIS ne peut être obtenu qu'auprès de la chambre commerciale du tribunal judiciaire, un tribunal créé à la suite de la fusion entre le tribunal de grande instance et le tribunal d'instance.
Si vous avez un ancien extrait KBIS, vous allez trouver le numéro SIREN au début de l'extrait à côté de la mention "Immatriculation au RCS, numéro". Cet identifiant à 9 chiffres reste inchangé pendant toute la durée de vie de l'entreprise, y compris en cas de déménagement. Le numéro de SIREN est également présent sur les devis et factures de l'entreprise.
Seul l'extrait KBIS a une valeur légale. Les informations contenues sur ce document sont mises à jour en temps réel par les greffes des tribunaux de commerce. En revanche, sur les sites des prestataires privés, un décalage existe.
