En France, le Kbis représente l'identité d'une entreprise. Ce document contient toutes les informations qui prouvent l'existence juridique de celle-ci. La raison sociale, la naissance de la société, l'adresse du siège, le numéro SIREN, le code NAF, le montant du capital social de l'entreprise, la durée de l'établissement, la greffe d'immatriculation, l'adresse du propriétaire, l'identité des commissaires aux comptes, les détails de l'activité de l'entreprise sont les principaux renseignements figurant sur le Kbis. Entre 10 à 15 jours après son immatriculation au registre du commerce, 4 exemplaires de Kbis sont envoyés à l'adresse de l'entreprise concernée. Mais quelle est la durée de validité de ces documents ?
Le Kbis est similaire à la carte d'identité d'une personne physique. Mais en France, aucune loi en particulier ne stipule sa durée de validité. Néanmoins, ce document peut être qualifié d'expiré.
Actuellement, aucune législation n'existe sur une quelconque durée de validité du Kbis des entreprises en France. En d'autres termes, ce document ne possède pas de date de péremption bien définie par la loi. Même si le Kbis date de plusieurs années, quelques établissements acceptent encore de le recevoir dans le cadre d'une démarche administrative, à la condition qu'aucune modification sur l'adresse ou sur le nom du propriétaire n'ait eu lieu depuis sa création. Mais certains partenaires commerciaux demandent sa mise à jour afin de recevoir les données exactes et actualisées sur les entreprises qui collaborent avec eux.
Pour développer votre société, vous aurez certainement besoin d'effectuer des démarches administratives ou commerciales auprès de certaines institutions. Et rares sont les organismes et les fournisseurs qui n'exigent pas de Kbis de moins de 3 mois. En effet, la plupart d'entre eux restent méfiants. Ainsi, ils vous demanderont toujours un Kbis ne datant pas de plus de 3 mois à partir de sa date de délivrance par la greffe, qui est bien spécifiée sur ce document. Cela est valable, que le Kbis de l'entreprise soit présenté en version numérique ou en version papier.
Une entreprise est en constante évolution. Ainsi, en un court laps de temps, de nombreux changements peuvent se produire en son sein. Dans ce cas-là, il est préférable de renouveler le Kbis chaque trimestre. Cette démarche s'avère tout particulièrement utile si les informations sur votre entreprise ont changé au fil du temps. Une mise à jour est par exemple obligatoire si l'entreprise a changé d'adresse ou de dirigeant, ou si son capital initial a augmenté.
Un nouvel exemplaire du Kbis est aussi requis dans le cas d'une mise en redressement judiciaire d'un établissement. Un changement du nom de domaine, une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde ou la suppression de votre activité entraine également une modification du Kbis. La mise à jour de ce dossier se fera uniquement auprès du greffe pour les départements de l'Alsace et de la Moselle. Pour ces territoires mentionnés, les démarches ne peuvent pas se faire en ligne. Il faut souligner que dans toute la France, ces deux départements sont les seuls à imposer une validité de 3 mois du Kbis dans leur législation.
Dans le cadre d'un appel d'offres, si le Kbis de votre entreprise date de plus de 3 mois, celle-ci risque de ne pas être éligible. Pour une levée de fonds pour votre société, si la durée de validité du Kbis n'est pas en règle, les aides pour la création d'entreprise pourront vous être refusées. Vous ne pourrez pas débloquer vos fonds, ouvrir un compte auprès d'une banque, effectuer une procédure fiscale, acheter des équipements auprès d'un distributeur à l'étranger, ou émettre des factures légales. Par ailleurs, avec un Kbis expiré, on pourra croire que votre entreprise n'est pas légale ou qu'elle est une société fictive.
Si vous vous rendez auprès d'un organisme avec un Kbis moins de 3 mois, la fiabilité de ce document sera donc toujours remise en question. Il est donc important de modifier ce document en fonction de l'évolution de votre entreprise. Il est à remarquer que les nouvelles informations sur votre société seront vérifiées par le greffier du tribunal de commerce et déclarées auprès du Registre du Commerce et des Sociétés.
Si vous avez souvent besoin du Kbis pour réaliser des démarches administratives, il serait judicieux d'en commander régulièrement. De nombreuses compagnies ont décidé de souscrire à un abonnement Kbis pour recevoir automatiquement ce dossier tous les trois mois. Un envoi périodique reste très pratique. Quant à la procédure de renouvellement, elle est très simple. En effet, vous devez vous rendre au tribunal de commerce. Cet établissement recherchera votre entreprise, soit avec son numéro SIREN, soit avec sa dénomination sociale. Bien évidemment, vous devez donc être en possession d'au moins l'une de ces informations concernant votre entreprise pour procéder au renouvellement du Kbis. Le tribunal de commerce poursuivra ensuite au rafraichissement des données concernant votre société.
L'obtention d'un deuxième ou d'un troisième Kbis se fait également en ligne, si votre département le permet. Après toutes les démarches, des exemplaires vous seront délivrés par voie postale. Cependant, faire une demande de renouvellement d'un Kbis expiré n'est pas possible pour les sociétés qui ne sont pas encore enregistrées au RCS et pour celles qui ont été radiées. Que faut-il faire des anciens Kbis ? Sont-ils encore nécessaires ? Au lieu de les jeter, il est conseillé de les ranger soigneusement. Ils retracent toute l'histoire de votre société et ils pourront toujours vous être utiles à l'avenir.
