Vous débutez une activité de commerçant ambulant. Vous avez créé une entreprise commerciale, depuis peu. Vous vous lancez en tant qu'auto-entrepreneur commerçant (micro-entrepreneur commerçant). Vos partenaires commerciaux, l'administration, votre banque pour l'ouverture d'un compte professionnel, votre assureur responsabilité civile...vous demandent des extraits KBIS. De quoi s'agit-il ? Quelles sont les démarches à effectuer pour avoir un KBIS ?
L'extrait KBIS simplement appelé KBIS dans le langage courant fait office de pièce d'identité, pour une entreprise commerciale ou pour un commerçant entrepreneur individuel. Dans ce dernier cas, un extrait K reprenant les mêmes informations que l'extrait KBIS est délivré.
Le KBIS est un élément essentiel dans les relations d'affaires. En effet, c'est le seul document officiel prouvant l'existence de la société commerciale, personne morale ou personne physique. De plus, le KBIS apporte un grand nombre d'informations officielles et vérifiées. Sont ainsi mentionnés :
L'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est obligatoire, pour toute entreprise commerciale y compris pour les personnes physiques à leur compte. Cependant, ces dernières sont dispensées d'inscription au RCS, si elles sont inscrites au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC), un registre également tenu par les greffes des Tribunaux de commerce.
En application de l'article R123-5 du Code de Commerce, le commerçant s'inscrit au RCS en passant soit auprès de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI), soit auprès du greffe du Tribunal de Commerce. Le commerçant peut obtenir de l'aide auprès de leur Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Il a également la possibilité de faire appel au service d'un mandataire spécialisé dans les formalités liées à la création d'entreprise. Une fois l'inscription validée et sous une dizaine de jours, l'entreprise reçoit un extrait KBIS par courrier.
Point d'attention : l'obligation d'immatriculation au RCS vaut également pour le commerçant ambulant, même s'il n'exerce qu'une activité saisonnière (vente sur les marchés, pendant la saison touristique, par exemple). De plus, la carte de commerçant ambulant est obligatoire, lorsque le stand est tenu en dehors de la commune de résidence.
Le commerçant peut obtenir son extrait KBIS gratuitement en se rendant sur le site officiel Monidenum. Lors de sa première demande, le chef d'entreprise va devoir créer une identité numérique. Attention, sur ce site, il ne peut obtenir que le KBIS de sa propre société commerciale.
Tous les tiers à l'entreprise ont également la possibilité de demander un extrait KBIS, puisque ce document apporte des informations publiques. Ces derniers doivent alors s'adresser au greffe du tribunal de commerce ou effectuer une demande en ligne sur le site Infogreffe, le site tenu par les greffiers. Mais, en passant par ces canaux, l'extrait KBIS est payant. A ce sujet, il faut savoir que pour trouver facilement l'extrait KBIS d'un commerçant, l'idéal est d'utiliser le numéro SIREN, le numéro à 9 chiffres attribué à la création et restant inchangé, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Le numéro SIRET, quant à lui, comprend ces 9 chiffres plus 5 chiffres modifiés en cas de déménagement du commerce. Ces 5 derniers chiffres permettent également de distinguer les établissements regroupés au sein d'une même entité commerciale. SIRET et SIREN se trouvent sur tous les documents officiels du commerçant et notamment sur ses factures et sur ses imprimés publicitaires.
A noter : le KBIS artisan et le KBIS profession libérale n'existent pas. Pour un artisan, il est possible d'obtenir un extrait du Répertoire des Métiers (RM) aussi appelé extrait D2, auprès de la chambre des métiers. Pour une profession libérale, l'avis de situation SIRENE disponible en ligne sur le site de l'INSEE peut être produit, accompagné éventuellement de l'inscription à l'ordre pour une profession réglementée.
L'extrait KBIS est daté mais ne mentionne pas une date de fin de validité. Cependant, il est d'usage de considérer que les informations portées sur ce document officiel font foi, pendant 3 mois. En effet, des modifications sont régulièrement apportées à cet extrait suite aux évolutions de la société commerciale : changement des dirigeants, adjonction d'une activité, modification du capital social, procédure en cours etc.
Aussi, le dirigeant peut souscrire un abonnement sur Infogreffe, pour recevoir ses extraits KBIS, selon une périodicité choisie par ses soins. Ainsi, il aura toujours un KBIS à jour à remettre à ses fournisseurs et autres partenaires commerciaux.
A noter : lors de la création de l'entreprise commerciale, le dirigeant peut demander à obtenir un KBIS provisoire. Ce document n'est plus valide, dès lors que le KBIS définitif est délivré.
