Quinze jours après le démarrage de vos activités, il est nécessaire de déclarer votre entreprise au registre du commerce et des sociétés sous peine d'amende. Afin de justifier l'inscription de votre holding au RCS, vous devez présenter l'extrait Kbis en cours de validité. Pour cela, vous devez effectuer un certain nombre de démarches pour obtenir l'extrait auprès du tribunal de Commerce. À travers cet article, vous découvrirez la procédure à suivre pour réaliser cette opération.
Avant de vous présenter les démarches à remplir pour l'obtention de votre extrait Kbis, voici ce que vous devez savoir à propos de ce document.
L'extrait Kbis désigne un document attestant que vous avez effectivement immatriculé votre entreprise commerciale au registre du commerce et des sociétés. Assimilé à la « carte d'identité » de votre société, l'extrait Kbis atteste non seulement de l'identité juridique de votre personnalité, mais il renseigne aussi toutes les informations nécessaires sur votre établissement.
L'obtention de ce document est obligatoire pour tous les établissements à but commercial. Ainsi, on parle d'extrait Kbis pour holding lorsque votre entreprise est une « société mère » pour les autres établissements dans lesquels vous détenez des parts sociales ou des actions. En outre, ce document fournit plusieurs renseignements sur votre holding, dont :
Outre ces informations, l'extrait Kbis informe également sur les décisions du tribunal en termes de procédures collectives telles que les sauvegardes, les redressements et les liquidations judiciaires.
L'extrait Kbis présente de nombreux avantages. Ne pas l'avoir est considéré comme un délit de travail dissimulé, ce qui vous expose à des amendes. En dehors de l'obligation légale de l'avoir, il vous permet l'ouverture d'un compte professionnel et aussi le déblocage de vos fonds déposés en banque. L'extrait Kbis facilite l'émission des factures professionnelles, et ce, grâce à votre numéro SIREN.
Grâce à l'extrait Kbis, vous pourrez également réaliser certaines formalités administratives telles que l'enregistrement de votre entreprise à la poste, l'obtention de subventions ou encore la candidature à des appels d'offres. De plus, ce document légal vous permettra d'effectuer l'achat de matériel professionnel chez des distributeurs. Par ailleurs, en cas de litige, vous pourrez faire valoir votre Kbis obtenu il y a moins de trois mois.
Contrairement à tout ce qu'on peut lire sur internet à propos de la durée de validité du Kbis, sa durée de validité n'est pas de 3 mois et n'est pas limitée. Vous devez donc conserver vos anciens extraits Kbis. Cependant, lorsqu'il est exigé pour une procédure particulière, il est effectivement nécessaire de fournir un Kbis daté de moins de 3 mois. Vous devrez donc le renouveler périodiquement. Autrement dit, vous devez commander un nouvel exemplaire auprès du greffe tous les 3 mois pour être certain d'avoir en permanence un extrait acceptable à disposition.
Plusieurs étapes sont à suivre pour l'obtention de votre Kbis. Entre autres :
Avant de lancer la demande de l'extrait Kbis auprès du greffe, vous devez en premier lieu enregistrer votre entreprise au RCM. Ensuite, vous vous rendez au greffe ou sur leur page officiel pour faire la demande. Vous devez fournir au greffe soit votre dénomination sociale, soit votre sigle ou votre numéro SIREN au cours de la demande. Pour le dépôt sur place de votre dossier, vous devez indiquer l'adresse de votre boite postale. En outre, pour la commande en ligne sur le site officiel, voici la procédure à suivre :
Si vous avez fait votre demande sur place au greffe, vous recevrez votre Kbis par courrier postal dans un délai de 1 à 3 semaines maximum. Par contre, si la demande a été faite en ligne, vous pourrez le télécharger sur le site après 48 heures. La procédure d'obtention en ligne est payante. Ainsi, pour clôturer le téléchargement en ligne de votre Kbis, vous devrez renseigner votre adresse email et vos coordonnées.
Toutefois, vous avez la possibilité d'écourter le délai de retrait de votre Kbis auprès du greffier. Pour ce faire, vous pouvez recourir à des formalistes, qui sont en effet des prestataires spécialisés dans le dépôt des dossiers de demande. Vous pourrez retirer plus rapidement votre document ou encore un Kbis provisoire en cas d'urgence. Cependant, le numéro RCS sur le Kbis provisoire n'est pas définitif. Autrement dit, c'est temporaire.
Si vous souhaitez avoir un extrait Kbis à jour à tout moment et en cours de validité pour la bonne marche de vos activités, vous pouvez souscrire auprès du greffe à l'option « envois périodiques de Kbis ». Vous pourrez aussi souscrire à cette même offre sur le site officiel en cliquant sur « recevoir régulièrement un extrait Kbis ».
On parle d'association lorsque deux ou plusieurs individus mettent en commun leurs connaissances ou leurs activités pour un but non lucratif, cette définition ne concerne donc pas les holdings. Ainsi, si leur union n'a pas pour but de partager les bénéfices générés par leur activité, ils n'ont pas besoin d'obtenir un extrait Kbis. Toutefois, cette exception ne concerne pas certaines catégories d'associations.
En effet, les associations émettant des obligations et/ou des titres de créances et celles exerçant de façon occasionnelle des opérations de change manuel doivent s'inscrire au registre du commerce et des sociétés. Elles doivent donc commander un extrait Kbis, car leur activité est à but lucratif. Ces associations sont également tenues de s'immatriculer dans un délai de 15 jours après leur création.
