Essentiel à toute entreprise, le Kbis est un document officiel servant à en valider l'existence juridique. Cet acte authentique permet d'obtenir les informations qui relatent la personnalité morale d'une entreprise. Il est délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il sera présenté pour faire foi dans toutes les démarches administratives en B to B.
Dûment signé par le greffier du tribunal de commerce, le Kbis s'apparente à la carte d'identité d'une entreprise. En effet, on y retrouve toutes les informations essentielles la concernant. Cela inclut :
Le Kbis s'avère utile dans le cadre d'une démarche administrative et son utilité ne s'arrête pas là. L'entreprise en aura aussi besoin pour répondre à des appels d'offres publics. Pour se procurer cet extrait, il suffit d'en faire la demande sur le site Infogreffe ou auprès du greffe du tribunal de commerce dont l'entreprise relève.
Cette démarche connaît cependant quelques particularités : en Alsace, en Moselle ainsi que dans les DOM-TOM, l'édition d'un extrait Kbis revient au greffier du tribunal d'instance.
Il est aussi à noter que les autoentrepreneurs (aujourd'hui appelé micro-entrepreneurs) ne sont pas concernés par l'extrait Kbis. Ces derniers feront plutôt une demande d'extrait K, qui n'est autre que l'équivalent de l'extrait Kbis, à quelques détails près. Il en va de même pour les artisans : l'extrait Kbis sera remplacé par un extrait D1.
Dans tous les cas, les procédures de demande restent les mêmes.
Lorsqu'une personne crée une entreprise, il est impératif qu'elle s'immatricule au Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS. L'enregistrement devra se faire dans un délai de 15 jours suivant le lancement de l'activité commerciale. Il est également possible d'anticiper et d'effectuer l'enregistrement un mois avant l'ouverture officielle de la société.
Lors de votre demande d'immatriculation, vous aurez des frais à régler auprès du Centre de Formalité des Entreprises ou CFE. Ces frais comprennent les honoraires du greffier du tribunal de commerce.
Sans un extrait Kbis, une entreprise ne peut pas prouver qu'elle existe légalement. Sans immatriculation, elle ne sera pas non plus autorisée à lancer officiellement son activité. Un manquement à cette obligation est passible de 3 ans d'emprisonnement. À cela s'ajoute une amende pouvant aller jusqu'à 45 000 euros, sans parler de la possible dissolution de l'entreprise. Tout ceci indique que ce document revêt une grande importance.
Une société commerciale française doit pouvoir justifier son existence grâce à ce seul document officiel. Le fait est que toutes les informations fournies dans un extrait Kbis peuvent être vérifiées.
Nombreuses sont les informations que l'on peut trouver sur un extrait Kbis. Ce document se révèle nécessaire pour tous ceux qui souhaitent se faire connaître et se développer à travers divers partenariats professionnels.
Voici les différentes informations mentionnées sur l'extrait Kbis d'une société ou d'une entreprise :
Mis à part les informations ci-dessus, l'extrait Kbis fournit aussi des informations sur le ou les dirigeants d'une entreprise. Vous y trouverez son nom, son prénom, sa date de naissance ainsi que ses contacts professionnels. Il est également possible d'y trouver des informations sur les éventuels commissaires aux comptes.
Les éventuelles décisions du tribunal du commerce en cas de procédures collectives sont également visibles sur un extrait Kbis. Il peut s'agir d'une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire. Notez que la durée de validité d'un extrait Kbis est indéfinie, mais que les diverses procédures demandent généralement un extrait datant de 3 mois maximum.
Plusieurs cas de figure nécessitent la demande d'un extrait Kbis. Par exemple, si vous montez une entreprise commerciale et que vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, la banque en aura besoin pour vérifier l'existence juridique de votre société. Il n'est également pas rare que des fournisseurs et des partenaires professionnels exigent ce document lors de l'achat de matériel.
Un extrait Kbis sera également nécessaire dans le cas où vous souhaiteriez participer à un appel d'offres public. Le fait qu'un extrait Kbis doit généralement dater de moins de 3 mois est nécessaire pour prendre en compte toutes les nouvelles informations et les enregistrer. Il peut s'agir par exemple d'un changement de dirigeant ou d'un changement d'adresse sociale, en prenant en compte la durée des procédures qui impactent ces changements.
Il faut savoir qu'il existe ce que l'on appelle un Kbis principal et un Kbis secondaire. Il est important de ne pas les confondre. Une société inscrite au RCS peut avoir un second Kbis, à condition qu'elle dispose d'un second établissement dans un autre greffe, en dehors de son siège social.
Prenons un exemple : votre entreprise X a son siège social à Montpellier. Ainsi, son Kbis sera enregistré à Montpellier. Vous disposez d'un autre établissement à Nantes. De ce fait, un Kbis secondaire sera enregistré au greffe de Nantes. Ce Kbis secondaire est également appelé extrait L bis.
Lorsque vous demandez un extrait Kbis, chaque envoi vous sera facturé si votre demande a été effectuée directement au greffe concerné. Dans le cas d'un envoi par courrier ou par voie électronique, il faut prévoir des frais alloués aux diligences de transmission.
