L'extrait KBIS est un document officiel prouvant l'existence juridique d'une société ou d'un entrepreneur individuel exerçant une activité commerciale. Il donne également des informations essentielles sur l'entreprise, comme l'identité de son dirigeant, la présence d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire ou encore l'adresse de son siège social. Le KBIS joue donc un rôle primordial dans le milieu des affaires. Il est donc important de savoir si l'extrait KBIS est payant ou gratuit.
Une société ou un commerçant personne physique doit s'immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), un registre tenu par les greffes des tribunaux de commerce. Cet enregistrement peut se faire directement au greffe ou via le site Infogreffe ou encore via un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) d'une Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI). Le créateur d'entreprise a également la possibilité de se faire accompagner par un formaliste.
Une fois l'inscription validée, l'extrait KBIS est envoyé par la poste. Cependant, ce premier extrait va devenir rapidement obsolète. En effet, pour répondre à un appel d'offre, pour ouvrir un compte fournisseur, pour justifier de son activité d'entrepreneur vis-à-vis de pôle emploi, pour souscrire une assurance professionnelle..., il est nécessaire de fournir un KBIS daté de moins de 3 mois.
A savoir : pour un commerçant indépendant (un micro-entrepreneur anciennement nommé auto-entrepreneur), le document porte le nom d'extrait K. Il s'obtient de la même façon et contient les même données que l'extrait KBIS des sociétés commerciales, civiles, agricoles, libérales.
Depuis 2019 et dans l'objectif de soutenir l'activité économique, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un site délivrant gratuitement un extrait KBIS, le site Monidenum.
L'accès à ce site est réservé au représentant légal de l'entreprise. Pour accéder à son KBIS ou son extrait K, le dirigeant a l'obligation de télécharger une pièce d'identité. Le site va alors faire le lien avec le nom du représentant déclaré lors de l'immatriculation de l'entreprise. La création de cette identité numérique se fait uniquement, lors de la première connexion.
A noter : des sites privés délivrent gratuitement des informations sur les entreprises, des informations reprises depuis le KBIS. Mais la mise à jour des informations de ces sites se fait avec un décalage. Et seul l'extrait d'inscription au RCS a une valeur légale.
Les extraits KBIS des sociétés, tout comme les extraits K des commerçants, sont des documents consultables par tous. Les tiers peuvent donc demander un extrait KBIS de leur partenaire commercial, sans avoir d'ailleurs à justifier d'un quelconque intérêt.
La demande de KBIS au format PDF ou au format papier peut se faire en ligne sur le site Infogreffe ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce. Le KBIS est alors payant mais reste abordable, moins de 4 €. Et la souscription d'un abonnement sur internet est possible.
A noter : le chef d'entreprise ne souhaitant pas s'occuper de demander régulièrement un KBIS peut souscrire un abonnement pour recevoir ce document, selon une périodicité choisie lors de la souscription.
L'extrait KBIS est réservé aux sociétés et l'extrait K aux micro-entrepreneurs ayant une activité commerciale. Pourtant, les autres acteurs économiques peuvent avoir besoin d'un document équivalent, afin de prouver l'authenticité des informations les concernant et que leur activité est bien déclarée.
Ainsi, pour les artisans, un extrait D1, un extrait d'immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) s'obtient sur internet sur le site de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Et pour prouver la radiation d'une entreprise artisanale, il convient de demander un extrait D2.
Quant aux professions libérales, elles ne peuvent produire qu'un avis de situation au répertoire SIRENE complété éventuellement d'une preuve de l'inscription à un ordre, pour les professions réglementées comme les architectes.
Enfin, les exploitants agricoles sont répertoriés dans le registre des actifs agricoles.
Dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin, en Guadeloupe, en Martinique, en Guyane et en Moselle, seule la chambre commerciale du tribunal judiciaire est à même de délivrer un extrait KBIS.
Infogreffe permet de vérifier en ligne la validité d'un extrait KBIS, en entrant le code présent sur ce document. Une autre solution consiste à scanner le QR code du KBIS.
L'extrait KBIS délivré gratuitement sur Monidenum ou à titre payant auprès des greffes des tribunaux de communes ou sur Infogreffe est un acte authentique établi par un officier ministériel, un greffier du tribunal. Les autres documents disponibles sur le net ont une valeur informative.
La recherche d'une société ou d'un micro-entrepreneur peut se faire à l'aide de plusieurs critères, comme sa raison sociale. Mais l'idéal est d'utiliser son numéro SIREN, un identifiant à 9 chiffres qui va rester invariable pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Ce numéro SIREN est présent sur les documents émis par la société ou l'entrepreneur (commerçant, artisan, libéral, agriculteur), comme ses factures, ses devis ainsi que dans les mentions légales de son site internet.
