Les banques, les fournisseurs, l'administration notamment dans le cadre d'un appel d'offre public ou pour délivrer des subventions, les bailleurs de locaux commerciaux, les assureurs...réclament régulièrement des extraits KBIS du RCS registre du commerce et des sociétés aux entreprises individuelles et aux sociétés. Découvrez dans cet article la valeur de ce document et comment l'obtenir.
Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est tenu par le greffe du tribunal du commerce ou par la chambre commerciale du tribunal judiciaire, en Alsace-Moselle. Ce registre répertorie toutes les entreprises ayant l'obligation de s'immatriculer auprès de ce greffe :
Il existe une exception concernant les entrepreneurs individuels ayant le statut d'agents commerciaux. En effet, ces entrepreneurs sont uniquement inscrits au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) également tenu par le greffe du tribunal de commerce.
A savoir : l'extrait KBIS est émis à partir du registre du commerce et des sociétés. Il synthétise ainsi les informations vérifiées sur l'entreprise.
Le premier KBIS est envoyé par la poste, dans les jours suivant l'immatriculation de l'entreprise individuelle ou de la société. Pour s'immatriculer, un dossier doit être déposé au greffe du tribunal de commerce directement ou en utilisant la téléprocédure Infogreffe ou encore en passant par le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la chambre de commerce. L'avantage de ce dernier canal est la vérification par le centre du dossier, pour éviter un rejet de la demande d'immatriculation. Le commerçant ou le gérant de société peut également mandater un professionnel, comme un expert-comptable, pour effectuer les démarches.
Par la suite l'extrait KBIS, un document public, peut être demandé par tous, soit directement sur place au greffe, soit en effectuant une demande en ligne sur Infogreffe, soit encore en faisant appel à un intermédiaire. Le représentant légal de l'entreprise a également la possibilité d'obtenir son KBIS sur le site Monidenum.
Il faut noter que la demande d'extrait KBIS par un tiers est toujours payante. C'est pourquoi, le KBIS est souvent réclamé directement à l'entreprise.
A savoir : pour les personnes physiques, l'extrait du registre du commerce et des sociétés porte le nom officiel d'extrait K. Il se demande de la même manière et contient les mêmes informations que l'extrait KBIS des sociétés.
Le KBIS émis en reprenant des informations inscrites au registre du commerce et des sociétés donne des renseignement utiles sur l'entreprise et notamment :
Astuce : pour s'assurer que le KBIS n'a pas été falsifié, il est possible de procéder à une vérification à l'aide du QR code ou du code alphanumérique.
L'extrait KBIS prouve l'existence légale et juridique d'une entreprise. Il donne la personnalité morale à une société, lui permettant ainsi, notamment de disposer d'un patrimoine. Aussi juste après l'immatriculation, un premier KBIS est à remettre à la banque. En effet, le capital social en numéraire a été déposé sur un compte provisoire. Ce compte souscrit au nom de la société en création devient définitif, lorsque la preuve de l'immatriculation est apportée.
De plus, les informations mentionnées sur le KBIS sont opposables aux tiers et ce document officiel peut servir de preuve, lors d'une action en justice. Mais, ces informations sont susceptibles d'évoluer au gré de la vie de l'entreprise : cessation d'activité, déménagement, arrivée d'un nouveau gérant etc. C'est pourquoi, l'usage veut que la durée de validité de l'extrait du RCS soit limité à 3 mois.
A savoir : le greffe du tribunal de commerce doit être informé de toute modification concernant l'entreprise, dans un délai d'1 mois.
