Le Kbis est un document officiel qui atteste l'existence juridique de votre société de commerce. Il représente un extrait du Registre du commerce et des sociétés ou RCS. Le KBIS constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il contient toutes les informations relatives au dirigeant ainsi qu'aux commissaires aux comptes.
Le Kbis est un document public auquel tout le monde a accès. Dans ce dernier figureront votre immatriculation, votre numéro SIREN, la forme juridique et la raison sociale de votre entreprise. Il constitue la seule preuve officielle et légale attestant l'existence juridique de votre société.
Grâce à votre Kbis, vous pouvez répondre aux appels d'offres publics ou privés. Vous aurez aussi le droit d'ouvrir un compte bancaire professionnel et d'acheter des biens. Néanmoins, votre justificatif doit dater de moins de 3 mois. Si ce n'est pas le cas, entamez une nouvelle demande auprès du greffe du tribunal de votre juridiction.
Oui, la validité de votre Kbis est de 3 mois. Vous devez le renouveler chaque trimestre. Dans le cas contraire, c'est-à-dire si votre document légal n'est pas à jour, vos démarches au niveau des administrations ne pourront aboutir.
Si vous projetez de répondre à un appel d'offres public, il serait préférable de faire une nouvelle demande, surtout si la durée de validité de votre Kbis a expiré. Autrement, votre candidature se verra sans suite. Donc, veillez à ce que votre extrait K soit toujours à jour.
Pour renouveler votre Kbis, vous devez faire une demande certifiée et délivrée auprès des greffiers du tribunal de commerce. Dans certains départements, les démarches se feront auprès de la Chambre de commerce du tribunal d'instance.
Aujourd'hui, il est également possible de faire une demande en ligne. Il suffit de donner le numéro de SIREN, le nom de l'entreprise et sa dénomination sociale.
Autre information à retenir : vous pouvez modifier votre Kbis à tout moment. Si vous changez d'adresse par exemple, vous devez mettre à jour vos coordonnées. Même chose pour le nom du dirigeant ainsi que les autres informations.
Attention à ne pas jeter vos anciens documents. Ils vous serviront peut-être à l'avenir. Aussi, pour éviter toute fraude ou usurpation d'identité, gardez-les bien en lieu sûr. Vous pouvez aussi les scanner et sauvegarder des copies sur votre PC.
Étant le seul papier qui atteste le statut de votre entreprise, il est de votre obligation de mettre à jour vos données chaque trimestre. Si aucun changement n'est à déclarer, vous pouvez faire une demande d'envoi périodique de votre Kbis.
Le Kbis constitue le seul document officiel attestant la situation actuelle de votre entreprise, tant au niveau de son activité que de sa direction. C'est pourquoi il est nécessaire que les informations qu'il contient soient à jour en toutes circonstances et que sa durée de validité n'excède pas les 3 mois.
Dans le cas d'un envoi périodique, généralement, les envois se font par voie postale. Cependant, vous êtes libre de déterminer l'adresse à laquelle vous souhaitez qu'on livre le document.
Par exemple, si vous voulez les recevoir tous les 2 mois, pendant une durée de 12 mois, vous recevrez certainement 4 colis avec 1 Kbis chacun.
Ce sont notamment :
A contrario, la demande d'envoi périodique d'extrait Kbis ne s'applique pas aux structures suivantes :
- les entreprises radiées ;
- les sociétés qui ont déposé leur statut, mais n'ont pas encore été immatriculées au RCS ;
- les entreprises non reprises en informatique (dossiers sommaires) ;
- les entreprises en procédure de liquidation judiciaire.
Si un changement s'opère dans votre vie, il sera nécessaire de mettre à jour votre Kbis. Comment vous y prendre ? Rien de complexe. Cependant, il convient de suivre méthodiquement les démarches.
La première chose à faire est de fournir toutes les nouvelles informations aux agences fiscales et sociales dont vous dépendez. Vous pouvez transmettre les mises à jour au greffier du tribunal de commerce de votre lieu d'implantation. Vous pouvez aussi le faire en ligne.
Le plus important est d'accompagner votre demande d'un de ces formulaires :
Ensuite, transmettez vos nouveaux documents au Centre de Formalités des Entreprises ou CFE. Ce dernier partagera les mises à jour avec le tribunal de commerce.
Petite précision : si les modifications ne nécessitent aucune inscription au RCS, vous pouvez tout de suite vous rendre au greffe du tribunal de commerce.
La loi vous oblige également à publier les modifications de votre extrait Kbis dans un journal d'annonces légales. Pour ce faire, vous disposez d'un délai de 30 jours après la mise à jour.
Ceci fait, faites une nouvelle demande d'extrait K à jour selon les nouvelles informations communiquées aux greffiers.
Un extrait Kbis à jour signifie que la situation financière et administrative de votre entreprise l'est également. Dans quel cas devriez-vous changer les informations dans votre extrait Kbis ? Voici quelques raisons valables :
Ces modifications revêtent une grande importance, surtout si vous vous apprêtez à effectuer les actions suivantes :
Toutes ces raisons nécessitent une modification du Kbis de l'entreprise.
