Vous êtes dirigeant d'entreprise (SARL, SAS, SNC...) ou vous êtes installé comme entrepreneur individuel ou bien encore vous exercer les fonctions d'assistant(e) dans une PME. Vous recevez régulièrement des demandes de justificatif de domicile, pour ouvrir un compte bancaire professionnel, pour mettre une carte grise au nom de la société, pour signer un bail commercial, pour obtenir des facilités de trésorerie auprès des fournisseurs, pour souscrire une assurance MLP (Multirisques Locaux Professionnels) etc. Savez-vous que le KBIS peut faire office de justificatif de domicile ?
Toute entreprise, y compris les micro-entreprises, doit avoir une domiciliation ou plus exactement un siège social.
La connaissance de ce siège social par les partenaires commerciaux leur permet de savoir quel tribunal est compétent en cas de litiges. Par ailleurs, c'est à cette adresse que vont être réceptionnés tous les courriers. Il s'agit donc également de l'adresse administrative de la société figurant sur tous ses documents (devis, facture, site internet et autres). Ainsi, à titre d'exemple, si un fournisseur envoie une mise en demeure pour une facture impayée, il doit le faire à cette adresse. Autres exemple, les éventuels PV d'un véhicule de société sont transmis par le ministère de l'intérieur au siège social.
A noter : la notion de siège social se distingue de la notion d'établissements. En effet, les établissements sont les lieux d'exploitation de l'activité. Mais, pour les TPE (Très Petites Entreprises) et a fortiori, pour les micro-entrepreneurs, le siège social et le lieu d'exploitation sont souvent les mêmes.
La domiciliation fait partie des informations figurant obligatoirement sur le KBIS de la société, au même titre que sa forme juridique, son capital social, son ou ses dirigeants, ses numéros identifiants (siret et siren) etc. D'ailleurs, en cas de déménagement de l'entreprise, il est nécessaire de déposer une demande modificative de l'extrait KBIS, dans un délai d'1 mois, auprès du greffe du tribunal de commerce. Comme pour une immatriculation, le dépôt du dossier se fait par courrier ou via la téléprocédure infogreffe ou avec l'aide d'un CFE (Centre de Formalité des Entreprises) ou encore en confiant la démarche à un mandataire.
De plus, il faut savoir que le KBIS est un acte authentique et les informations y figurant ont été vérifiées par les greffiers des tribunaux de commerce, avant enregistrement. Ainsi, l'entreprise en création ou déclarant un changement d'adresse doit fournir à l'appui de sa demande d'enregistrement, un document prouvant que les locaux du siège sont occupés régulièrement. Il peut s'agir, par exemple, d'un bail commercial ou une facture récente d'un fournisseur d'énergie.
A noter : les informations mentionnées étant susceptibles d'évoluer rapidement, un extrait KBIS justifiant du domicile doit être daté de moins de 3 mois. Par ailleurs, le KBIS possède désormais un QR code pour vérifier son authenticité, une véritable garantie pour les partenaires commerciaux.
Un extrait KBIS est envoyé au siège social par courrier dans les jours suivants l'immatriculation ou la demande d'inscription modificative. Par la suite, le chef d'entreprise a la possibilité de demander un nouvel extrait KBIS gratuitement sur le site Monidenum. Infogreffe, le site officiel des tribunaux de commerce, propose également un KBIS en version numérique ou en version papier. Enfin, une demande d'extrait KBIS peut être effectué directement au greffe. A ce sujet, il faut savoir qu'en Alsace-Moselle, certaines règles de droit local datant de la période d'occupation allemande subsistent. Ainsi, dans ces départements, il n'y a pas de tribunaux de commerce. Aussi, les chambres commerciales des tribunaux de proximité (ex TGI et tribunaux d'instance) sont compétentes pour délivrer un extrait KBIS preuve de domicile.
A noter : les tiers voulant un justificatif de domicile d'une entreprise ont la possibilité de demander directement un extrait KBIS à infogreffe ou au greffe du tribunal de commerce, car ce document est un document public. Mais, la démarche étant payante, ils se tournent souvent vers l'entreprise concernée et lui réclament alors un extrait KBIS daté de moins de 3 mois.
L'extrait KBIS est réservé aux entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), c'est-à-dire les entreprises ayant une activité de nature commerciale. A ce sujet, il faut savoir que pour les commerçants inscrits en tant que personnes physiques, le document se nomme extrait K.
Pourtant, il est régulièrement demandé aux artisans ou aux professions libérales (architectes, graphistes, kinésithérapeutes, consultants...) de fournir un extrait KBIS en guide de justificatif de domicile. Et, en effet, pour ces indépendants, il existe des documents équivalents au KBIS. C'est le cas de l'extrait D1 pour l'entreprise artisanale. Cet extrait se demande via un site privé ou directement auprès de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA) de rattachement. D'ailleurs, l'extrait D1 est parfois nommé l'extrait KBIS de la chambre des métiers. Les professions libérales, quant à elles, n'ont accès qu'à leur avis de situation sirene. Elles vont bien souvent devoir produire un document complémentaire, comme une facture ou un bail, pour justifier de leur adresse professionnelle.
A noter : de nombreuses sociétés et entrepreneurs individuels ont une double immatriculation. C'est le cas des artisans garagistes ayant une activité accessoire de loueurs de voitures nécessitant une inscription au RCS. Ils peuvent alors obtenir un extrait KBIS et un extrait D1. Le principe de la double immatriculation concerne également les professions libérales.
